Det handler ikke bare om spam. Spam eksisterer fortsatt, et irriterende faktum i livet, men det er måter å håndtere det. Det er forelsket i annen epost vi får - oppdateringer om programvare, invitasjoner til arrangementer, adresselister vi abonnerer på, men husk aldri å abonnere fra - alt nødvendiggjør en måte å organisere, sortere og sende meldinger til sitt rette sted, om det er en bestemt mappe eller søppel.
Vi har snakket ganske mye om Outlook, inkludert e-postgrunnleggende som komponering og sending, måter å legge til og motta vedlegg, samt importere kontakter og administrere adressebøker. Vi ønsker å gjøre oppmerksomheten vår nå til det større bildet, ved å fokusere på innboksadministrasjon.
Mastering av Outlook-innboksen din
Outlook har et vell av funksjoner innebygd for å hjelpe deg med å filtrere e-posten din på de riktige stedene. For å begynne med, hvis du høyreklikker på en melding eller mus opp til båndet, vil du legge merke til at det er en funksjon som heter Quick Steps.
Det første du vil gjøre er å velge Quick Step du vil opprette. La oss gjøre en enkel en for å illustrere vårt poeng.
I dette Quick Step velger vi en melding vi anser for ulike og klikker på Quick Step, som flytter meldingen til Misc-mappen og merker meldingen som Les.
I dette skjermbildet kan du for eksempel fjerne trinnet der meldingene er merket som Les, så alt blir flyttet til mappen Miscellaneous, men statusen forblir uendret.
De grunnleggende reglene for regler
Som vi nevnte, er Quick Steps noe du handler på, mens Regler fungerer automatisk, bak kulissene, i henhold til kriterier du angir. Når du klikker på "Regler" -knappen, bør du velge "Opprett regel …" fra rullegardinlisten.
De primære betingelsene for regelopprettelse er ganske grunnleggende, og du trenger ikke engang å dykke inn i noen avanserte alternativer, så la oss gå videre og undersøke noen av deres enklere aspekter.
I det følgende bildet ser du at du kan sende e-post fra bestemte sendere, eller basert på emnet, eller til hvem det er sendt. Derfra kan du få Outlook til å varsle deg visuelt og / eller med en lyd. Du kan også flytte meldingen til en bestemt mappe, som i motsetning til å bruke et Quick Step, vil skje uten ditt innspill.
Hvis du klikker på "Opprett regel" -knappen, vil du se følgende veiviser-dialogboks vises.
På neste skjerm velger vi alternativet "Flytt til en spesifisert mappe" og deretter nederst klikker du på den understrekkede lenken "Flytt den til den angitte mappen." Vi blir så vist alternativer som lar oss sende e-post til hva som helst mappe vi velger, som i dette tilfellet er "Diverse".
Hvis du vil lære mer om automatisk å flytte meldinger til en bestemt mappe, anbefaler vi at du sjekker ut denne artikkelen.
Sletter og ignorerer e-postmeldinger
Du vil få mye e-post du ikke vil ha eller trenger, uansett om det er fremover fra en overforstøtende forelder eller rett opp spam, å holde innboksen tammet og godt preparert, vil være en stor utfordring hvis du ikke gjør det vet hvordan du bruker verktøyene til din disposisjon.
Som du ser fremtredende på båndet, er det en seksjon som er helt dedikert til å slette ting, mest bemerkelsesverdig er den store "Slett" -knappen og den gigantiske X. Du kan også ganske enkelt velge en melding eller en gruppe meldinger og klikke på den eller bare trykk "Slett" på tastaturet.
Forskjellen mellom dette og bare å slette en samtale er at å ignorere det vil gjelde for denne og alle fremtidige meldinger, noe som betyr at hvis du er på en adresseliste og respondentene fortsetter å svare på alle, vil du ikke lenger se dem, noe som er ganske darn nyttig.
Det andre bemerkelsesverdige alternativet er opprydding-funksjonen. Ved å klikke på "Opprydding" -knappen utløses en rullegardinmeny med følgende alternativer
Spam, Spam gå bort!
Spam får ikke samme type overskrifter som det en gang gjorde fordi for det meste gjør moderne spamfiltre en ganske god jobb på å luke alt ut. Hvis du bruker Gmail eller andre webmailtjenester, ser du sannsynligvis ikke mye av det, det er ikke å si det ikke er der, spesielt hvis du gjør den misfornøyde feilen med å samtykke til å la et selskap dele adressen din med deres markedsføringspartnere, eller du klikker på feil boks og feilaktig registrerer deg for å være på en distribusjonsliste.
Poenget er at spam fortsatt skjer, men Outlook gir deg måter å forhåpentligvis holde det i stor grad under kontroll med søppelfiltre. Når du mottar en melding som er tydelig søppel eller spam, kan du velge den meldingen og deretter klikke på "Uønsket" -knappen for en rullegardinliste over alternativer. For uønskede meldinger velger du "Blokker avsender", men for alt annet vil du justere alternativene for søppelpost.
Å holde innboksen din tynn og middels tar engasjement og oppmerksomhet på detaljer. For å være ærlig, kan noen godt utformede regler gjøre opp for mye arbeid, men det kommer alltid nye utfordringer. Husk disse verktøyene - Quick Steps, Rules, ignorerings- og søppelfiltre - og du vil være godt på vei til å tamme din e-post.
La oss høre fra deg nå. Fortell oss om dine egne favoritter Quick Steps and Rules, eller hvordan du håndterer spam. Vårt diskusjonsforum er åpent, så lån oss dine kommentarer og spørsmål.