Og mens det er fristende å bare tenke på tilpassede søkemapper som et lagret søk, er de faktisk kjøligere enn det. Siden de oppdateres automatisk, fungerer de faktisk mer som virtuelle mapper, som ligner på etikettfunksjonen i Gmail, unntatt kraftigere. Vil du ha en mappe som bare viser meldinger som er uleste, fra en bestemt person, og har ett eller flere vedlegg? Ikke noe problem.
La oss se på hvordan du setter dem opp.
Opprett en forhåndsdefinert søkemappe i Outlook
Outlook har allerede en rekke forhåndsdefinerte søkemapper som du kan benytte deg av. Du kan ikke tilpasse noen av disse, men de er verdt å ta en titt først hvis de dekker dine behov.
Til å begynne med finner du søkemappene dine nederst i listen over mapper i Outlook-datafilen din på venstre side av vinduet. Hver datafil har sin egen søkemappe, så hvis du bruker Outlook til å sjekke mer enn en konto, kan du sette opp forskjellige søkemapper for hver enkelt.
Her oppretter vi en ny søkemappe som viser ulest post. Det er en superhendig søkemappe å ha rundt fordi den viser all ulest post, uansett hvilken mappe den er lagret i. Bare klikk søkemappen du vil opprette, og trykk deretter på "OK" -knappen.
Opprett en tilpasset søkemappe i Outlook
Egendefinerte søkemapper gir deg flere kriterier som de forhåndsdefinerte søkemappene ikke inneholder - du kan ganske enkelt søke etter hvilket felt som helst i Outlook-meldingen. Enda viktigere, kan du opprette en egendefinert søkemappe som bruker flere kriterier for å velge meldinger. For eksempel kan du ha en eneste visningsmelding fra bestemte personer, og som har bestemte ord i emnelinjen.
For å opprette en søkemappe, bytt til "Mapp" -fanen på båndet, og klikk deretter på "Ny søkemappe" -knappen.
Fanen "Meldinger" inneholder grunnleggende kriterier som lar deg søke etter bestemte ord i emnet eller meldingsorganet, avsendere og mottakere. Du kan også begrense søket til meldinger der du er den eneste personen på "Til" -linjen eller på "Til" eller "Cc" -linjen med andre personer.
Og du kan til og med angi et tidsintervall for meldingene basert på når de ble mottatt, sendt, endret og så videre. Så, for eksempel, kan du bare vise meldinger som ble mottatt de siste syv dagene.
Som standard vil det egendefinerte søket du oppretter, trekke fra alle mappene i Outlook-datafilen. Hvis du vil begrense det til bare bestemte mapper, klikker du på "Bla gjennom" -knappen.
- Meldinger til og fra sjefen din
- Meldinger med uløste oppfølgingsflagger etter kategori (for eksempel, du kan søke etter bare uløste elementer i den personlige kategorien)
- Meldinger med stor betydning
- Meldinger til og fra en klient (Du kan til og med bruke hele domenet i søkefeltet og velge å søke i alle feltene)
- Meldinger med vedlegg og som er over en viss størrelse (flott for å kvitte seg med store vedlegg og redusere størrelsen på datafilen)
Og det riper bare overflaten. Så, hvilke typer søkemapper lager du? Gi oss beskjed i kommentarene!
