Zen og Art of File and Folder Organization

2024 Forfatter: Geoffrey Carr | [email protected]. Sist endret: 2023-12-17 10:53

Er skrivebordet ditt et parat av nøyaktighet, eller er det overfylt med så mange ikoner som du er redd for å se på den? Hvis du har slått av med å bli organisert fordi oppgaven er for stor eller skremmende, eller du ikke vet hvor du skal begynne, har vi 40 tips for å få deg på vei til zen mestring av ditt digitale arkiveringssystem.

For alle de leserne som ønsker å få sine filer og mapper organisert, eller, hvis de allerede er organisert, bedre organisert - vi har samlet en komplett guide for å bli organisert og bli organisert, en omfattende artikkel som forhåpentligvis dekker alle mulige tips du kan ønske deg.

Tegn på at datamaskinen er dårlig organisert

Hvis datamaskinen er et rot, er du sannsynligvis allerede klar over det. Men bare i tilfelle du ikke er, her er noen fortellingssignaler:

• Skrivebordet ditt har over 40 ikoner på det
• "Mine dokumenter" inneholder over 300 filer og 60 mapper, inkludert MP3 og digitale bilder
• Du bruker Windows 'innebygde søkefasilitet når du trenger å finne en fil
• Du kan ikke finne programmer i oversikten over programmer i Start-menyen
• Du lagrer alle dine Word-dokumenter i en mappe, alle regnearkene dine i en annen mappe osv
• Enhver gitt fil du leter etter, kan være i en av fire forskjellige sett med mapper

Men før vi starter, her er noen raske notater:

• Vi kommer til å anta at du vet hvilke filer og mapper som er, og hvordan du lager, lagrer, gir nytt navn, kopierer og sletter dem
• Organisasjonsprinsippene beskrevet i denne artikkelen gjelder også for alle datasystemer. Skjermbildene her vil imidlertid gjenspeile hvordan ting ser på Windows (vanligvis Windows 7). Vi vil også nevne noen nyttige funksjoner i Windows som kan hjelpe deg med å bli organisert.
• Alle har sin egen favoritt metodikk for å organisere og arkivere, og det er altfor lett å komme inn på "My Way is Better Than Your Way" -argumentene. Virkeligheten er det der er ingen perfekt måte å få ting på organisert. Da jeg skrev denne artikkelen, prøvde jeg å holde et generalistisk og objektivt synspunkt. Jeg anser meg selv å være uvanlig godt organisert (til obsession, sannhet bli fortalt), og jeg har 25 års erfaring med å samle og organisere filer på datamaskiner. Så jeg har mye å si om emnet. Men de tipsene jeg har beskrevet her er bare en vei å gjøre det. Forhåpentligvis vil noen av disse tipsene virke for deg også, men vær så snill å les dette ikke som en slags "riktig" måte å gjøre det på.

På slutten av artikkelen vil vi spørre deg, leseren, for dine egne organisasjons tips.

Hvorfor bry deg om å organisere i det hele tatt?

For noen er svaret på dette spørsmålet selvsagt. Og likevel, i denne tiden med kraftig desktop søkes programvare (søkemulighetene som er innebygd i Windows Vista og Windows 7 Start Menyer, og tredjeparts programmer som Google Desktop Search), må spørsmålet bli spurt og besvart.

Jeg har en venn som setter hver fil han noensinne skaper, mottar eller laster ned til hans Mine dokumenter mappe og forstyrrer ikke å sende dem til undermapper i det hele tatt. Han stoler på søkefunksjonen som er innebygd i sitt Windows-operativsystem, for å hjelpe ham med å finne det han leter etter. Og han finner det alltid. Han er en Search Samurai. For ham er arkivering sløsing med verdifull tid som kan tilbys å nyte livet!

Det er fristende å følge med. På grunn av det, hvorfor ville noen bry seg om å ta seg tid til å organisere harddisken når en så god søkemotor er tilgjengelig? Vel, hvis alt du noen gang vil gjøre med filene du eier, er å finne og åpne dem individuelt (for å lytte, redigere osv.), Så er det ingen grunn til å bry deg med å gjøre ett skrot av organisasjon. Men se på disse vanlige oppgavene som ikke kan oppnås med skrivebordssøkingsprogramvare:

• Finn filer manuelt. Ofte er det ikke praktisk, rask eller mulig å bruke skrivebordssøkingsprogramvaren for å finne det du vil ha. Det virker ikke 100% av tiden, eller du kan ikke engang ha det installert. Noen ganger er det bare raskere å gå rett til filen du vil ha, hvis du vet at den er i en bestemt undermappe, i stedet for å tråkke gjennom hundrevis av søkeresultater.
• Finn grupper av lignende filer (for eksempel alle dine "arbeids" -filer, alle bildene av Europa-ferien i 2008, alle musikkvideoene dine, alle MP3-er fra Den mørke siden av månen, alle dine brev du skrev til din kone, alle dine selvangivelser). Klar navngivning av filene vil bare få deg så langt. Noen ganger er det datoen filen ble opprettet som er viktig, andre ganger er det filformatet, og andre ganger er det formålet med filen. Hvordan heter du en samling av filer slik at de er enkle å isolere basert på noen av de ovennevnte kriteriene? Kort svar, det kan du ikke.
• Flytt filer til en ny datamaskin. Det er på tide å oppgradere datamaskinen din. Hvordan griper du raskt alle filene som er viktige for deg? Eller du bestemmer deg for å ha to datamaskiner nå - en for hjem og en for arbeid. Hvordan isolerer du raskt bare arbeidsrelaterte filer for å flytte dem til arbeidsdatamaskinen?
• Synkroniser filer til andre datamaskiner. Hvis du har mer enn en datamaskin, og du må speile noen av filene dine på den andre datamaskinen (for eksempel musikksamlingen din), må du raskt finne ut hvilke filer som skal synkroniseres og hvilke som ikke er. Sikkert, du vil ikke synkronisere alt?
• Velg hvilke filer som skal sikkerhetskopieres. Hvis backup-systemet ditt krever flere sikkerhetskopier, eller krever hurtige sikkerhetskopier, må du kunne spesifisere hvilke filer som skal sikkerhetskopieres, og hvilke som ikke er det. Dette er ikke mulig hvis de er alle i samme mappe.

Til slutt, hvis du bare er noen som gleder seg til å bli organisert, ryddig og bestilt (meg! Meg!), Trenger du ikke engang en grunn. Å være uorganisert er rett og slett utenkelig.

Tips om å bli organisert

Her presenterer vi våre 40 beste tips om hvordan å bli organisert. Eller, hvis du allerede er organisert, for å få bedre organisert.

Tips nr. 1. Velg ditt organisasjonssystem forsiktig

Grunnen til at de fleste ikke er organisert er det som trengs tid. Og først ting som tar tid er å avgjøre et organisasjonssystem. Dette er alltid et spørsmål om personlig preferanse, og er ikke noe som en geek på et nettsted kan fortelle deg. Du bør alltid velge ditt eget system, basert på hvordan din egen hjerne er organisert (noe som antar at hjernen din faktisk er organisert).

Vi kan ikke instruere deg, men vi kan komme med forslag:

• Du vil kanskje starte med et system basert på brukerne av datamaskinen. det vil si "Mine filer", "Min konefiler", Mine sønns filer ", etc. I" Mine filer "kan du kanskje bryte det ned i" Personlig "og" Forretning ". Du kan da innse at det er overlapper. For eksempel vil alle kanskje dele tilgang til musikkbiblioteket, eller bildene fra skolen spilles. Så du kan opprette en annen mappe som heter "Familie", for "vanlige" filene.

• Du kan bestemme at det høyeste nivået av filene er basert på "kilde" til hver fil. Med andre ord, hvem opprettet filene. Du kan ha "Filer opprettet av ME (bedrift eller personlig)", "Filer opprettet av folk jeg kjenner (familie, venner, osv.)" Og til slutt "Filer opprettet av resten av verden (MP3 musikkfiler, lastet ned eller dratt filmer eller TV-programmer, programvareinstallasjonsfiler, flotte skrivebordsbildebilder du har samlet, osv.). "Dette systemet skjer for å være det jeg bruker meg selv. Se nedenfor:

  

  merke er for filer som er opprettet av meg VC er for filer opprettet av firmaet mitt (Virtual Creations) andre er for filer opprettet av mine venner og familie Data er resten av verden Også, innstillinger er hvor jeg lagrer konfigurasjonsfilene og andre programdatafiler for min installerte programvare (mer på dette i tips # 34 nedenfor).

• Hver mappe vil presentere sitt eget spesielle sett med krav til videre under-organisasjon. For eksempel kan du bestemme å organisere musikksamlingen din i undermapper basert på artistens navn, mens din digitale bilder kan bli organisert basert på datoen de ble tatt. Det kan være forskjellig for hver undermappe!
• En annen strategi ville være basert på "nåværende". Filer du ennå ikke har åpnet og ser på, bor i en mappe. De som har blitt sett på, men ennå ikke arkivert, bor på et annet sted. Nåværende, aktive prosjekter lever på et annet sted. Alle andre filer (ditt "arkiv", hvis du vil) ville leve i en fjerde mappe. (Og selvfølgelig, i den siste mappen må du opprette et ytterligere delsystem basert på et av de forrige punktene).

Sett litt tanke på dette - endre det når det viser seg ufullstendig, kan være et stort problem! Før du går i trøbbel med å implementere et system du kommer opp med, undersøk et bredt tverrsnitt av filene du eier og se om de alle vil kunne finne et fint, logisk sted å sitte i systemet ditt.

Tips # 2. Når du bestemmer deg for systemet ditt, Hold deg til det!

Det er ingenting mer meningsløst enn å gå til alle problemer med å lage et system og arkivere alle filene dine, og når du lager, mottar eller laster ned en ny fil, dumper du bare på skrivebordet. Du må være disiplinert - for alltid! Hver ny fil du får, bruke de ekstra få sekunder til å sende den der den tilhører! Ellers, på bare en måned eller to, blir du verre enn før - halvparten av filene dine vil bli organisert og halvparten vil bli uorganisert - og du vil ikke vite hvilken er hvilken!

Tips # 3. Velg forsiktig mappen for strukturen din

Hver datafil (dokument, bilde, musikkfil, etc) som du lager, eier eller er viktig for deg, uansett hvor det kommer fra, skal finnes i en enkelt mappe, og at en enkelt mappe skal være plassert på roten av C: -drevet (som en undermappe av C: ). Med andre ord, gjør ikke baser mappestrukturen i standardmapper som "Mine dokumenter". Hvis du gjør det, forlater du det til operativsystemingeniører å bestemme hvilken mappestruktur som passer best for deg. Og hvert operativsystem har et annet system! I Windows 7 finner du filene dine i C: Brukere dittnavn, mens i Windows XP var det C: Documents and Settings YourName Mine dokumenter. I UNIX-systemer er det ofte / Home / dittnavn.

Disse standard standardmappene har en tendens til å fylle opp med søppelfiler og mapper som ikke er viktige for deg. "Mine dokumenter" er den verste lovbryteren. Hvert sekund stykke programvare du installerer, virker det, liker å lage sin egen mappe i mappen "Mine dokumenter". Disse mappene passer vanligvis ikke i organisasjonsstrukturen din, så bruk dem ikke! Faktisk, ikke bruk mappen "Mine dokumenter" i det hele tatt. Tillat det å fylle opp med søppel, og så bare ignorere det. Det høres heretisk, men: Besøk aldri din mappe "Mine dokumenter"! Fjern ikonene / linkene til "Mine dokumenter" og erstatt dem med linker til mappene du opprettet og du bry seg om!

Lag ditt eget filsystem fra bunnen av! Sannsynligvis det beste stedet å sette det ville være på din D: kjøre - hvis du har en. På denne måten, alt din filer lever på en stasjon, mens alle operativsystem- og programvarekomponentfiler bor på C: -drevet - enkelt og elegant skilt. Fordelene med dette er dype. Ikke bare er det åpenbare organisatoriske fordeler (se tips nr. 10 nedenfor), men når det gjelder å migrere dataene dine til en ny datamaskin, kan du (noen ganger) bare koble fra D-stasjonen din og koble den inn som D: din nye datamaskin (dette innebærer at D: -stasjonen faktisk er en egen fysisk disk, og ikke en partisjon på samme disk som C:). Du får også en liten hastighetsforbedring (igjen, bare hvis C: og D: stasjonene dine er på separate fysiske disker).

Advarsel: Fra tips nr. 12 nedenfor ser du at det faktisk er en god ide å ha akkurat samme filsystemstruktur - inkludert stasjonen det er arkivert på - på alle av datamaskinene du eier. Så hvis du bestemmer deg for å bruke D: Kjør som lagringssystemet for dine egne filer, sørg for at du kan bruke D: stasjonen på alle datamaskinene du eier. Hvis du ikke kan garantere det, kan du fortsatt bruke et smart, nøkternt trick til å lagre filene dine på D: kjøre, men fortsatt få tilgang til dem alle via C: kjøre (se tips nr. 17 nedenfor).

Hvis du bare har en harddisk (C:), og opprett en dedikert mappe som vil inneholde alle filene dine - noe som helst C: Files. Navnet på mappen er ikke viktig, men gjør det til et enkelt, kort ord.

Det er flere grunner til dette:

• Når du oppretter et backup-system, er det enkelt å bestemme hvilke filer som skal sikkerhetskopieres - de er alle i den ene mappen!
• Hvis du noen gang bestemmer deg for å handle i datamaskinen din for en ny, vet du nøyaktig hvilke filer som skal overføres
• Du vil alltid vite hvor du skal begynne å søke etter en fil
• Hvis du synkroniserer filer med andre datamaskiner, gjør det synkroniseringsrutiner veldig enkle. Det fører også til at alle snarveiene dine fortsetter å jobbe på de andre maskinene (mer om dette i tips nr. 24 nedenfor).

Når du har bestemt hvor filene dine skal gå, sett deretter alle filene dine der inne - Alt! Fullstendig ignorere standard, standardmapper som er opprettet for deg av operativsystemet ("Min musikk", "Mine bilder", osv.). Faktisk kan du faktisk flytte mange av disse mappene inn i din egen struktur (mer om det nedenfor, i tips # 6).

Jo mer fullstendig du får alle dine datafiler (dokumenter, bilder, musikk, osv.) og alle konfigurasjonsinnstillingene i den ene mappen, desto lettere blir det å utføre alle oppgavene ovenfor.

Når dette er gjort, og alt din filer lever i en mappe, alle annen mapper i C: kan betraktes som "operativsystem" mapper, og derfor av liten dag-til-dag interesse for oss.

Her er et skjermbilde av en pent organisert C: stasjon, der alle brukerfiler er plassert i Files mappe:

Tips # 4. Bruk undermapper

Dette ville være vår enkleste og mest åpenbare tips. Det går nesten uten å si. Ethvert organisasjonssystem du bestemmer deg for (se tips # 1) krever at du lager undermapper for filene dine. Bli vant til å lage mapper med jevne mellomrom.

Tips # 5. Ikke vær glatt om dybde

Lag så mange nivåer av undermapper som du trenger. Ikke vær redd for å gjøre det. Hver gang du legger merke til en mulighet til å gruppere et sett med relaterte filer i en undermappe, gjør du det. Eksempler kan omfatte: Alle MP3-ene fra en musikk-CD, alle bildene fra en ferie, eller alle dokumenter fra en klient.

Det er helt greit å sette filer inn i en mappe som heter C: Files Me From Others Services WestCo Bank Statements 2009. Det er bare syv nivåer dypt. Ti nivåer er ikke uvanlig. Selvfølgelig er det mulig å ta dette for langt. Hvis du legger merke til at du selv lager en undermappe for å holde bare en fil, så har du sannsynligvis blitt litt over-nidkjær. På den annen side, hvis du bare lager en struktur med kun to nivåer (for eksempel C: Files Work) da har du virkelig ikke oppnådd noen organisasjonsnivå i det hele tatt (med mindre du bare eier seks filer!). Din "Work" -mappe vil bli en dumpingplass, akkurat som skrivebordet ditt var, med mest sannsynlig hundrevis av filer i den.

Tips # 6. Flytt Standardbrukermapper til din egen mappestruktur

De fleste operativsystemer, inkludert Windows, lager et sett med standardmapper for hver av brukerne. Disse mappene blir deretter standardplasseringen for filer som dokumenter, musikkfiler, digitale bilder og nedlastede Internett-filer. I Windows 7 vises hele listen nedenfor:

Noen av disse mappene du aldri bruker eller bryr deg om (for eksempel, Favoritter mappe, hvis du ikke bruker Internet Explorer som nettleser). De som du kan dra hvor de er. Men du kan bruke noen av de andre mappene til å lagre filer som er viktige for deg. Selv om du er ikke Ved å bruke dem, vil Windows fortsatt behandle dem som standard lagringsplass for mange typer filer. Når du går for å lagre en standard filtype, kan det bli irriterende å bli automatisk bedt om å lagre den i en mappe som ikke er en del av din egen filstruktur.

Men det er en enkel løsning: Flytt mappene du bryr deg om i din egen mappestruktur! Hvis du gjør det, vil neste gang du går til å lagre en fil av den tilsvarende typen, spørre Windows om å lagre den på den nye flyttede plasseringen.

Det er enkelt å flytte mappene. Bare dra og slipp dem til det nye stedet. Her er et skjermbilde av standard Min musikk mappen blir flyttet til min tilpassede personlige mappe (merke):

Tips # 7. Navngi filer og mapper Intelligent

Dette er en annen som nesten sier seg selv, men vi sier det likevel: Gjør ikke tillat filer å bli opprettet som har meningsløse navn som Document1.doc, eller kaller mapper Ny mappe (2). Ta det ekstra 20 sekunder og kom opp med et meningsfylt navn for filen / mappen - en som nøyaktig oppgir innholdet uten å gjenta hele innholdet i navnet.

Tips # 8. Se opp for lange filnavn

En annen måte å fortelle om du ennå ikke har opprettet nok dybde til mappenes hierarki, er at filene dine ofte krever virkelig lange navn. Hvis du trenger å ringe en fil Johnson Sales Figures mars 2009.xls (som kan skje med å leve i samme mappe som Abercrombie Budsjettrapport 2008.xls), så vil du kanskje lage noen undermapper slik at den første filen enkelt kan kalles March.xls, og bor i Klienter Johnson Sales Figures 2009 mappe.

En velplassert fil trenger bare et kort filnavn!

Tips # 9. Bruk snarveier! Overalt!

Dette er sannsynligvis det mest nyttige og viktige tipset vi kan tilby. En snarvei tillater en fil å være to steder samtidig.

Hvorfor vil du ha det? Vel, filen og mappestrukturen til alle populære operativsystemene på markedet i dag er hierarkisk. Dette betyr at alle objekter (filer og mapper) alltid lever innenfor nøyaktig en overordnet mappe. Det er litt som et tre. Et tre har grener (mapper) og blader (filer). Hvert blad, og hver gren, støttes av nøyaktig en overordnet gren, helt tilbake til roten av treet (som for øvrig er nøyaktig hvorfor C: kalles "rotmappen" til C: -drevet).

At harddiskene er strukturert på denne måten kan virke åpenbare og til og med nødvendige, men det er bare en måte å organisere data på. Det er andre: Relasjonsdatabaser, for eksempel, organiserer strukturert data helt annerledes. Hovedbegrensningen av hierarkiske arkiveringsstrukturer er at en fil bare kan være i en gren av treet - i bare én mappe - om gangen. Hvorfor er dette et problem? Vel, det er to hovedgrunner til at denne begrensningen er et problem for datamaskiner:

1. Det "korrekte" stedet for en fil, i henhold til vår organisatoriske begrunnelse, er veldig ofte en veldig upraktisk plass for at filen skal være lokalisert. Bare fordi det er korrekt arkivert, betyr det ikke at det er lett å komme til. Filen din kan være "riktig" begravet seks nivåer dypt i undermappestrukturen, men det kan hende du trenger regelmessig og rask tilgang til denne filen hver dag. Du kan alltid flytte den til en mer praktisk plassering, men det ville bety at du må re-fil tilbake til sin "riktige" plassering det hver gang du var ferdig med å jobbe med den. Mest utilfredsstillende.
2. En fil kan ganske enkelt "tilhøre" på to eller flere forskjellige steder i filstrukturen. For eksempel, si at du er en regnskapsfører, og du har nettopp fullført 2009-avkastningen for John Smith. Det kan være fornuftig å ringe denne filen 2009 Skattedato.doc og arkiver den under Klienter John Smith. Men det kan også være viktig for deg å ha 2009-avkastningen fra alle dine kunder sammen på ett sted. Så du kanskje også vil ringe filen John Smith.doc og arkiver den under Skatteavkastning 2009. Problemet er, i et rent hierarkisk arkiveringssystem, kan du ikke sette det på begge steder. Grrrrr!

Heldigvis tilbyr Windows (og de fleste andre operativsystemer) en måte for deg å gjøre akkurat det: Det kalles en "snarvei" (også kjent som et "alias" på Mac og en "symbolsk lenke" på UNIX-systemer). Snarveier tillater en fil å eksistere på ett sted, og et ikon som representerer filen å bli opprettet og satt noe annet du vil. Faktisk kan du lage et dusin slike ikoner og spre dem over hele harddisken din. Dobbeltklikk på en av disse ikonene / snarveiene åpner den opprinnelige filen, akkurat som om du hadde dobbeltklikket på den opprinnelige filen selv.

Vurder følgende to ikoner:

Den til venstre er det faktiske Word-dokumentet, mens det til høyre er en snarvei som representerer Word-dokumentet. Dobbeltklikk på begge ikonene åpner den samme filen. Det er to hovedvisuelle forskjeller mellom ikonene:

1. Snarveien vil ha en liten pil i det nederste venstre hjørnet (i alle fall i Windows)
2. Genveien får lov til å ha et navn som ikke inneholder filtypen (".docx" -delen, i dette tilfellet)

Du kan slette snarveien til enhver tid uten å miste noen faktiske data. Originalen er fortsatt intakt. Alt du mister, er evnen til å komme til de dataene uansett hvor snarveien var.

Så hvorfor er snarveier så bra? Fordi de tillater oss å enkelt overvinne hovedbegrensningen til hierarkiske filsystemer, og sette en fil på to (eller flere) steder samtidig. Du vil alltid Har filer som ikke spiller bra med organisatorisk begrunnelse, og kan ikke arkiveres på bare ett sted. De krever at de eksisterer på to steder. Snarveier tillater dette! Videre tillater de deg å samle dine oftest åpnede filer og mapper sammen på ett sted for enkel tilgang. Den kule delen er at de opprinnelige filene blir der de er, sikre for alltid i deres perfekt organisert beliggenhet.

Så samlingen av oftest åpnede filer kan - og bør - bli en samling av snarveier!

Hvis du fortsatt ikke er overbevist om bruk av snarveier, bør du vurdere følgende kjente områder på en typisk Windows-datamaskin:

• Startmenyen (og alle programmene som lever i den)
• Hurtigstartlinjen (eller Superbar i Windows 7)
• Området "Favorittmapper" øverst til venstre i Windows Utforsker-vinduet (i Windows Vista eller Windows 7)
• Dine Internet Explorer-favoritter eller Firefox-bokmerker

Hvert element i hvert av disse områdene er en snarvei! Hvert av disse områdene eksisterer kun for ett formål: For enkelhets skyld - for å gi deg en samling av filene og mappene du får mest tilgang til.

Det skal være enkelt å se at snarveier er laget for et enkelt formål: For å gjøre det enklere å få tilgang til filene dine. Hver gang du dobbeltklikker på en snarvei, blir du spurt om å finne filen (eller mappe, program eller stasjon eller ikon på kontrollpanelet) som den representerer.

Snarveier gir oss mulighet til å oppfinne en gylden regel for fil- og mappegruppering:

“Only ever have one copy of a file – never have two copies of the same file. Use a shortcut instead”

(denne regelen gjelder ikke kopier laget for sikkerhetskopiering, selvfølgelig!)

Det er også mindre regler, som "ikke flytte en fil inn i arbeidsområdet ditt - opprett en snarvei der i stedet", og "når som helst du finner deg selv frustrert over hvor lang tid det tar å finne en fil, opprett en snarvei til den og plasser den snarveien på et passende sted."

Så hvordan skal vi skape disse massivt nyttige snarveiene? Det er to hovedveier:

1. "Kopier" den opprinnelige filen eller mappen (klikk på den og skriv inn Ctrl-C, eller høyreklikk på den og velg Kopiere):

   

   Høyreklikk deretter et tomt område i målmappen (stedet der du vil at snarveien skal gå) og velg Lim inn snarvei:

   

2. Høyre-dra (dra med høyre museknapp) filen fra kildemappen til målmappen. Når du slipper museknappen i målmappen, kommer en meny opp:

   

   Å velge Lag snarveier her.

Merk at når snarveier er opprettet, heter de ofte noe som Snarvei til budsjettdetalj.doc (Windows XP) eller Budsjettdetalj - snarvei.doc (Windows 7). Hvis du ikke liker de ekstra ordene, kan du enkelt omdøpe snarveiene etter at de er opprettet, eller du kan konfigurere Windows til å aldri sette inn de ekstra ordene i utgangspunktet (se vår artikkel om hvordan du gjør dette).

Og selvfølgelig kan du lage snarveier til mapper også, ikke bare til filer!

Bunnlinjen:

Whenever you have a file that you’d like to access from somewhere else (whether it’s convenience you’re after, or because the file simply belongs in two places), create a shortcut to the original file in the new location.

Tips nr. 10. Separate applikasjonsfiler fra datafiler

Enhver digital organisasjonsguru vil tromme denne regelen inn i deg. Programfiler er komponentene til programvaren du har installert (for eksempel Microsoft Word, Adobe Photoshop eller Internet Explorer). Datafiler er filene du har opprettet for deg selv ved hjelp av den programvaren (for eksempel Word-dokumenter, digitale bilder, e-post eller spillelister).

Programvaren blir installert, avinstallert og oppgradert hele tiden. Forhåpentligvis har du alltid det originale installasjonsmediet (eller nedlastet oppsettfil) som er sikkert trygt, og kan dermed på nytt installere programvaren din når som helst. Dette betyr at programvarekomponentfiler har liten betydning. Mens filene du har opprettet med den programvaren, er per definisjon viktig. Det er en god regel å alltid skille ubetydelige filer fra viktige filer.

Så når programvaren ber deg om å lagre en fil du nettopp har opprettet, ta et øyeblikk og sjekk ut hvor det antyder at du lagrer filen. Hvis det antyder at du lagrer filen i samme mappe som selve programvaren, må du ikke definitivt følge det forslaget. Fil det i din egen mappe! Faktisk, se om du kan finne programmets konfigurasjonsalternativ som bestemmer hvor filer lagres som standard (hvis det har en), og endre det.

Tips nr. 1 1. Organiser filer basert på Hensikt, Ikke på filtype

Hvis du har for eksempel en mappe som heter Arbeid Clients Johnson, og i den mappen har du to undermapper, Word-dokumenter og regneark (med andre ord, du skiller ".doc" filer fra ".xls" -filer), så er sjansene at du ikke er optimalt organisert. Det er lite fornuftig å organisere filene dine basert på programmet som opprettet dem. I stedet lager du undermappene dine basert på hensikt av filen. For eksempel ville det være mer fornuftig å lage undermapper som ble kalt Korrespondanse og Finans. Det kan vel være at alle filene i en gitt undermappe er av samme filtype, men dette bør være mer av en tilfeldighet og mindre av en designfunksjon i organisasjonssystemet.

Tips # 12. Vedlikehold samme mappestruktur på alle datamaskinene dine

Med andre ord, uansett organisasjonssystem du lager, gjelder det på alle datamaskiner du kan. Det er flere fordeler med dette:

• Det er mindre å huske. Uansett hvor du er, vet du alltid hvor du skal lete etter filene dine
• Hvis du kopierer eller synkroniserer filer fra en datamaskin til en annen, blir det veldig enkelt å sette opp synkroniseringsjobben
• Snarveier kan kopieres eller flyttes fra en datamaskin til en annen med letthet (forutsatt at de originale filene også kopieres / flyttes). Det er ikke nødvendig å finne målet for snarveien hele tiden på den andre datamaskinen
• Ditto for koblede filer (for eksempel Word-dokumenter som kobler til data i en egen Excel-fil), spillelister og noen filer som refererer til de nøyaktige filplasseringene til andre filer.

Dette gjelder også til stasjonen som filene dine er lagret på. Hvis filene dine er lagret på C: På en datamaskin, sørg for at de er lagret på C: på alle datamaskinene dine. Ellers vil alle snarveiene dine, spillelister og koblede filer slutte å fungere!

Tips # 13. Lag en "Innboks" -mappe

Lag deg selv en mappe der du lagrer alle filer du jobber for, eller at du ikke har kommet rundt til arkivering ennå. Du kan tenke på denne mappen som din «gjøremål» -liste. Du kan kalle det "Innboks" (gjør det til samme metafor som ditt e-postsystem), eller "Arbeid", "To-Do" eller "Scratch", eller hvilket navn som gir mening for deg. Det spiller ingen rolle hva du kaller det - bare sørg for at du har en!

Når du er ferdig med å jobbe med en fil, flytter du den fra "Innboks" til den riktige plasseringen i organisasjonsstrukturen.

Du vil kanskje bruke skrivebordet som denne mappen "Innboks". Rett eller feil, gjør de fleste. Det er ikke et dårlig sted å sette slike filer, men vær forsiktig: Hvis du gjøre bestemmer at skrivebordet representerer din «gjøremål» -liste, og sørg for at ingen andre filer finner veien der. Med andre ord, sørg for at "Innboksen", uansett hvor det er, Desktop eller på annen måte, holdes fri for søppelpostfiler som ikke tilhører det.

Så hvor skal du sette denne mappen, som nesten per definisjon lever utenfor strukturen av resten av arkiveringssystemet ditt? Vel, først og fremst må det være et sted praktisk. Dette vil være en av de mest besøkte mappene dine, så praktisk er nøkkelen. Å sette det på skrivebordet er et godt alternativ - spesielt hvis du ikke har noen andre mapper på skrivebordet: mappen blir så høyt å finne i Windows Utforsker:

Tips # 14. Pass på at du bare har en "Innboks" -mappe

Når du har opprettet mappen "Innboks", må du ikke bruke andre mappesteder som din "gjøremålsliste". Kaste hver innkommende eller opprettet fil i mappen Innboks når du lager / mottar den. Dette holder resten av datamaskinen uberørt og fri for tilfeldig opprettet eller nedlastet søppel. Det siste du vil gjøre er å sjekke flere mapper for å se alle dine nåværende oppgaver og prosjekter. Samle dem alle sammen i en mappe.

Her er noen tips for å sikre at du bare har en innboks:

• Angi standard "lagre" -stedet for alle programmene dine i denne mappen.
• Angi standard "nedlastingssted" for nettleseren din i denne mappen.
• Hvis denne mappen er ikke skrivebordet ditt (anbefalt) og se også om du kan gjøre et poeng om ikke å sette "å gjøre" filer på skrivebordet ditt. Dette holder skrivebordet ditt ryddig og Zen-lignende:

(de Innboks mappen er i nederste høyre hjørne)

Tips # 15. Vær forsiktig med å fjerne din "Innboks" -mappe

Dette er en av nøklene til blir organisert. Hvis du lar "Innboks" overflyte deg (det vil si at det er mer enn si 30 filer eller mapper der inne), vil du sannsynligvis begynne å føle at du er overveldet: Du følger ikke med gjøremålsliste. Når innboksen din kommer over et bestemt punkt (rundt 30 filer, studier har vist), så begynner du ganske enkelt å unngå det. Du kan fortsette å sette filer der inne, men du vil være redd for å se på den, og frykter "ut av kontroll" at alle overarbeidede, kaotiske eller bare uorganiserte mennesker regelmessig føler seg.

Så, her er hva du kan gjøre:

• Gå til mappen Innboks / gjøremål jevnlig (minst fem ganger per dag).
• Skann mappen regelmessig for filer du har jobbet med og er klar til arkivering. Fil dem umiddelbart.
• Gjør det en stolthet for å holde antall filer i denne mappen så liten som mulig. Hvis du verdsetter roen, gjør du tomheten til denne mappen en av dine høyeste (datamaskin) prioriteringer
• Hvis du vet at en bestemt fil har vært i mappen i mer enn si seks uker, så innrøm at du faktisk ikke kommer til å komme seg rundt for å behandle den, og flytte den til sitt siste hvilested.

Tips # 16. Fil alt umiddelbart, og bruk snarveier for dine aktive prosjekter

Så snart du oppretter, mottar eller laster ned en ny fil, lagrer du den i sin "riktige" mappe umiddelbart. Deretter, når du trenger å jobbe med det (muligens straks), opprett en snarvei til den i mappen "Innboks" ("gjøremål") eller skrivebordet ditt. På den måten er alle filene dine alltid på deres "riktige" steder, men likevel har du umiddelbar og praktisk tilgang til dine aktive aktive filer. Når du er ferdig med å jobbe med en fil, sletter du snarveien.

Ideelt sett må mappen "Innboks" - og skrivebordet ditt - ikke inneholde noen faktiske filer eller mapper. De bør bare inneholde snarveier.

Tips # 17. Bruk Katalog Symboliske Linker (eller Junctions) å opprettholde en enhetlig mappestruktur

Ved hjelp av dette tipset kan vi omgå en potensiell hikke som vi kan komme inn i når vi lager vår organisasjonsstruktur - problemet med å ha mer enn en stasjon på datamaskinen vår (C:, D:, etc). Vi kan ha filer vi må lagre på D: -stasjonen av mellomrom, og vil likevel basere vår organiserte mappestruktur på C: -drevet (eller omvendt).

Din valgte organisasjonsstruktur kan diktere at alle filene dine må åpnes fra C: stasjon (for eksempel kan rotmappen til alle filene dine være noe som C: Files). Og likevel kan du fortsatt ha en D: kjøre og ønsker å dra nytte av de hundrevis av ekstra Gigabyte som den tilbyr. Visste du at det faktisk er mulig å lagre filene dine på D: stasjonen og likevel få tilgang til dem som om de var på C: -disken? Og nei, vi snakker ikke om snarveier her (selv om konseptet er veldig likt).

Ved å bruke shell kommandoen mklink, kan du i hovedsak ta en mappe som lever videre en kjøre og opprett et alias for det på en forskjellig kjøre (du kan gjøre mye mer enn det med mklink - For en fullstendig oversikt over disse programmene, se vår egen artikkel). Disse aliasene kalles katalog symboliske lenker (og pleide å være kjent som veikryss). Du kan tenke på dem som "virtuelle" mapper. De fungerer akkurat som vanlige mapper, bortsett fra at de er fysisk plassert et annet sted.

For eksempel kan du bestemme at hele D: stasjon inneholder din komplette organisasjonsfilstruktur, men at du må referere alle disse filene som om de var på C: kjøre, under C: Files. Hvis det var tilfelle du kunne opprette C: Files som en katalog symbolsk lenke - en lenke til D:, som følger:

mklink /d c:files d:

Eller det kan være at de eneste filene du vil lagre på D: stasjon er filmsamlingen din. Du kan finne alle filfilene dine i roten til din D: kjøre, og koble den til C: Files Media Movies, som følger:

mklink /d c:filesmediamovies d:

(Unødvendig å si, du må kjøre disse kommandoene fra en ledetekst - klikk på Start-knappen, skriv inn cmd og trykk Tast inn)

Tips # 18. Tilpass mappeikonene dine

Dette er ikke strengt tatt en organisatorisk tips, men har unike ikoner for hver mappe gjør lar deg hurtigere visuelt identifisere hvilken mappe som er, og dermed sparer du tid når du finner filer. Et eksempel er under (fra min mappe som inneholder alle filer lastet ned fra Internett):

Tips # 19. Ryddig Start-menyen

Windows Start-menyen er vanligvis en av de mest roterende delene av en hvilken som helst Windows-datamaskin. Hvert program du installerer synes å adoptere en helt annen tilnærming til å plassere ikoner i denne menyen. Noen legger bare et enkelt programikon. Andre lager en mappe basert på navnet på programvaren. Og andre lager en mappe basert på navnet på programvareprodusenten. Det er kaos, og kan gjøre det vanskelig å finne programvaren du vil kjøre.

Heldigvis kan vi unngå dette kaoset med nyttige operativsystemfunksjoner som Quick Launch, Superbar eller pinned start menyelementer.

Likevel, det ville gjøre mye fornuftig å komme inn i gutten til Startmenyen selv og gi den en god en gang til. Alt du virkelig trenger å bestemme er hvordan du skal organisere søknadene dine. En struktur basert på formålet med søknaden er en åpenbar kandidat. Nedenfor er et eksempel på en slik struktur:

I denne strukturen, verktøy betyr programvare hvis jobb det er å holde datamaskinen i gang med jevne mellomrom (konfigurasjonsverktøy, sikkerhetskopieringsprogramvare, Zip-programmer, osv.). applikasjoner refererer til enhver produktivitetsprogramvare som ikke passer under overskriftene Multimedia, grafikk, Internett, etc.

Hvis du ikke er klar, er hvert ikon i Start-menyen en a snarvei og kan manipuleres som enhver annen snarvei (kopiert, flyttet, slettet, etc).

Med Windows Start-menyen (alle versjoner av Windows) har Microsoft bestemt seg for at det skal være to parallelle mappestrukturer for å lagre Start-menyen snarveier. En for du (den innloggede brukeren av datamaskinen) og en for alle brukere av datamaskinen. Å ha to parallelle strukturer kan ofte være overflødige: Hvis du er den eneste brukeren av datamaskinen, har du to parallelle strukturer helt klart overflødig. Selv om du har flere brukere som regelmessig logger på datamaskinen, må det meste av den installerte programvaren gjøres tilgjengelig for alle brukere, og bør derfor flyttes ut av "bare du" -versjonen av Start-menyen og inn i "alt" brukere "-området.

For å ta kontroll over startmenyen, slik at du kan begynne å organisere den, må du vite hvordan du får tilgang til de faktiske mappene og snarveiene som utgjør Start-menyen (begge versjoner av det). For å finne disse mappene og filene, klikk på Start og deretter høyreklikk på Alle programmene tekst (Windows XP-brukere bør høyreklikke på Start knappen selv):

De Åpen alternativet refererer til "bare deg" -versjonen av Start-menyen, mens Åpne alle brukere alternativet refererer til "alle brukere" -versjonen. Klikk på den du vil organisere.

Et Windows Utforsker-vindu åpnes deretter med den valgte versjonen av Start-menyen som er valgt. Derfra er det enkelt. Dobbeltklikk på programmer mappe og du vil se alle mappene dine og snarveiene. Nå kan du slette / endre navn / flytte til det er akkurat slik du vil ha det.

Merk: Når du omorganiserer Start-menyen, vil du kanskje ha to Explorer-vinduer åpnes samtidig - en viser "bare deg" versjonen og en som viser "alle brukere" -versjonen. Du kan dra og slipp mellom vinduene.

Tips # 20. Beholde Startmenyen Tidy

Når du har en perfekt organisert startmeny, prøv å være litt årvåken om å holde det på den måten. Hver gang du installerer et nytt stykke programvare, vil ikonene som blir opprettet nesten helt sikkert bryte din organisasjonsstruktur.

For å holde Start-menyen uberørt og organisert, må du sørge for at du gjør følgende når du installerer et nytt stykke programvare:

• Kontroller om programvaren ble installert i "bare deg" -området på Start-menyen, eller "Alle brukere" -området, og flytt deretter det til riktig område.
• Fjern alle unødvendige ikoner (som ikonet "Les meg", "Hjelp" -ikonet (du kan alltid åpne hjelpen fra selve programvaren når den kjører), ikonet "Avinstaller", koblingene til produsentens nettside, etc)
• Gi nytt navn til hovedikonet (e) til programvaren til noe kort som gir mening for deg. For eksempel kan du gjerne gi nytt navn Microsoft Office Word 2010 å rett og slett Ord
• Flytt ikonet / ikonene i riktig mappe basert på din organisasjonsstruktur for startmenyen

Og ikke glem: når du avinstallere et stykke programvare, vil programvarens avinstalleringsrutine ikke lenger kunne fjerne programvarens ikon fra Start-menyen (fordi du flyttet og / eller omdøpt det), så du må fjerne dette ikonet manuelt.

Tips # 21. Ryddig C:

Roten til C-stasjonen din (C: ) er en vanlig dumpingplass for filer og mapper - både av brukerne av datamaskinen din og av programvaren du installerer på datamaskinen. Det kan bli et rot.

Det er nesten ingen programvare i disse dager som krever at den skal installeres i C: . 99% av tiden det kan og skal installeres i C: Programmer. Og for dine egne filer, vel, er det klart at de kan (og nesten alltid bør) bli lagret et annet sted.

I en ideell verden, din C: mappen skal se slik ut (på Windows 7):

Vær oppmerksom på at det er noen systemfiler og mapper i C: Det er vanligvis og bevisst "skjult" (for eksempel Windows virtuell minnefil pagefile.sys, boot loader filen Bootmgr, og System Volume Information mappe). Skjul disse filene og mappene er en god ide, da de trenger å bli der de er og nesten aldri trenger å bli åpnet eller til og med sett av brukeren. Å gjemme dem hindrer deg i å bytte med dem, og øker din følelse av orden og trivsel når du ser på din C: drive-mappe.

Tips # 22. ryddig skrivebordet ditt

Skrivebordet er trolig den mest mishandlede delen av en Windows-datamaskin (fra et organisasjons synspunkt). Den fungerer vanligvis som en dumpingplass for alle innkommende filer, i tillegg til å holde ikoner til ofte brukte applikasjoner, pluss noen regelmessige åpnede filer og mapper. Det blir ofte et ukontrollert rot. Se om du kan unngå dette. Her er hvorfor …

• Programikonene (Word, Internet Explorer, osv.) Finnes ofte på skrivebordet, men det er usannsynlig at dette er det optimale stedet for dem. "Hurtigstart" -linjen (eller Superbar i Windows 7) er alltid synlig og representerer så et perfekt sted å sette ikonene dine. Du kan bare se ikonene på skrivebordet når alle programmene dine er minimert. Det kan være på tide å få applikasjonsikonene dine fra skrivebordet ditt …
• Du har kanskje bestemt at mappen Innboks / Gjør på datamaskinen din (se tips # 13 ovenfor) skal være skrivebordet ditt. I så fall sa det nok. Bare vær våken om å rydde den og hindre at den blir forurenset av søppelfiler (se tips nr. 15 ovenfor). På den annen side, hvis skrivebordet ditt er ikke fungerer som din "Innboks" -mappe, så er det ingen grunn til at den har noen datafiler eller mapper i det hele tatt, bortsett fra kanskje et par snarveier til ofte åpnede filer og mapper (enten pågående eller nåværende prosjekter). Alt annet skal flyttes til mappen "Innboks".

I en ideell verden kan det se slik ut:

Tips # 23. Flytt permanente gjenstander på skrivebordet vekk fra øverste venstre hjørne

Når filer / mapper slettes på skrivebordet ditt i et Windows Utforsker-vindu, eller når snarveier blir opprettet på skrivebordet ditt fra Internet Explorer, er disse ikonene alltid plassert øverst til venstre - eller så nært som de kan få. Hvis du har andre filer, mapper eller snarveier som du holder på på skrivebordet permanent, så er det en god ide å skille disse permanente ikonene fra de forbigående, slik at du raskt kan identifisere hvilke transienter som er. En enkel måte å gjøre dette på er å flytte alle dine faste ikoner til høyre side på skrivebordet. Det bør holde dem skilt fra innkommende varer.

Tips # 24. synkron~~POS=TRUNC

Hvis du har mer enn en datamaskin, vil du nesten sikkert dele filer mellom dem. Hvis datamaskinene er permanent knyttet til det samme lokale nettverket, er det ikke nødvendig å lagre flere kopier av en eller flere filer eller mapper - snarveier er tilstrekkelig. Men hvis datamaskinene er ikke alltid på samme nettverk, da vil du på et tidspunkt måtte kopiere filer mellom dem. For filer som trenger å leve permanent på begge datamaskiner, er den ideelle måten å gjøre dette på synkron filene, i motsetning til bare å kopiere dem.

Vi har bare rom her for å skrive en kort oppsummering av synkronisering, ikke en fullstendig artikkel. Kort sagt, det finnes flere forskjellige typer synkronisering:

1. Hvor innholdet i en mappe er tilgjengelig hvor som helst, for eksempel med Dropbox
2. Hvor innholdet i et hvilket som helst antall mapper er tilgjengelig overalt, for eksempel med Windows Live Mesh
3. Hvor noen filer eller mapper fra hvor som helst på datamaskinen, synkroniseres med akkurat en annen datamaskin, for eksempel med Windows-kofferten, Microsoft SyncToy eller (mye kraftigere, men likevel fri) SyncBack fra 2BrightSparks. Dette virker bare når begge datamaskiner er på samme lokale nettverk, i hvert fall midlertidig.

En stor fordel med synkroniseringsløsninger er at når du har konfigurert det slik du vil ha det, skjer synkroniseringsprosessen automatisk hver gang. Klikk på en knapp (eller planlegge at den skal skje automatisk) og alle filene dine blir automatisk lagt inn hvor de skal være.

Hvis du opprettholder samme fil- og mappestruktur på begge datamaskiner, kan du også synkronisere filer avhengig av riktig plassering av annen filer, som snarveier, spillelister og kontordokumenter som lenker til annen Office-dokumenter, og de synkroniserte filene fungerer fortsatt på den andre datamaskinen!

Tips # 25. Skjul filer du aldri trenger å se

Hvis du har filene dine godt organisert, vil du ofte kunne fortelle om en fil er ute av sted bare ved å se på innholdet i en mappe (for eksempel, det bør være ganske opplagt hvis du ser i en mappe som inneholder alle MP3 fra en musikk-CD og se et Word-dokument der inne). Dette er en god ting - det lar deg avgjøre om det er filer på plass med et raskt blikk. Likevel er det noen ganger filer i en mappe som synes ut av sted, men faktisk trenger å være der, for eksempel "mappekunst" -jpeg i musikkmapper og forskjellige filer i roten til C: -drevet. Hvis slike filer aldri må åpnes av deg, så er det en god ide å bare skjule dem. Så neste gang du ser på mappen, trenger du ikke å huske om den filen skulle være der eller ikke, fordi du ikke ser det i det hele tatt!

For å skjule en fil, høyreklikker du bare på den og velger Eiendommer:

Deretter krysser du bare på skjult tick-boksen:

Tips # 26. Hold hver oppsettfil

I dag blir de fleste programvare lastet ned fra Internett. Når du laster ned et stykke programvare, behold det. Du vet aldri når du må installere programvaren på nytt.

Videre behold det en Internett-snarvei som lenker tilbake til nettsiden der du opprinnelig lastet ned den, hvis du noen gang trenger å sjekke om oppdateringer.

Se tips # 33 nedenfor for en fullstendig beskrivelse av ekspertisen til å organisere oppsettfilene dine.

Tips # 27. Prøv å minimere antall mapper som inneholder både filer og undermapper

Noen av mappene i organisasjonsstrukturen vil bare inneholde filer. Andre vil bare inneholde undermapper. Og du vil også ha noen mapper som inneholder begge filene og undermapper. Du vil legge merke til små forbedringer i hvor lang tid det tar deg å finne en fil hvis du prøver å unngå denne tredje typen mappe. Det er ikke alltid mulig, selvfølgelig - du vil alltid ha noen av disse mappene, men se om du kan unngå det.

En måte å gjøre dette på er å ta alle resterende filer som ikke en gang ble lagret i en undermappe, og opprett en spesiell "Diverse" eller "Andre" -mappe for dem.

Tips # 28. Starte et filnavn med et underskår Bringer det til toppen av en liste

Ved siden av forrige tips, hvis du nevner den "Diverse" eller "Andre" mappen på en slik måte at navnet begynner med et understreke "_", vises det øverst i listen over filer / mapper.

Skjermbildet nedenfor er et eksempel på dette. Hver mappe på listen inneholder et sett med digitale bilder. Mappen øverst på listen, _Misc, inneholder tilfeldige bilder som ikke fortjener sin egen dedikerte mappe:

Tips # 29. Rengjør disse CD-ROMene og (skjul!) Disketter

Har du en haug med CD-ROMer stablet på en hylle på kontoret ditt? Gamle bilder, eller filer du arkiverte på CD-ROM (eller enda verre, disketter!) Fordi du ikke hadde nok diskplass på den tiden? I mellomtiden har du oppgradert datamaskinen din og har nå 500 Gigabyte plass du ikke vet hva du skal gjøre med? Hvis det er tilfelle, er det ikke på tide du rydde opp den stakken med disker og arkiverte dem i din nydelige nye mappestruktur?

Så hva venter du på? Biter kulen, kopier dem alle tilbake på datamaskinen din, legg dem i de riktige mappene, og legg så mye igjen på en skinnende ny 1000gig ekstern harddisk!

Nyttige mapper å lage

Denne neste delen antyder noen nyttige mapper som du kanskje vil opprette i mappestrukturen din. Jeg har personlig funnet dem uunnværlig.

De tre første handler om bekvemmelighet - Handy mapper for å lage og deretter sette et sted som du alltid kan få tilgang til umiddelbart. For hver enkelt er det ikke så viktig hvor den faktiske mappen er plassert, men det er veldig viktig hvor du setter snarvei (s) til mappen. Du vil kanskje finne snarveiene:

• På skrivebordet
• I området "Hurtigstart" (eller festet til Windows 7 Superbar)
• I Windows Utforsker "Favorite Links" -området

Tips # 30. Opprett en mappe "Innboks" ("To-Do")

Dette er allerede nevnt i dybden (se tips # 13), men vi ønsket å gjenta sin betydning her. Denne mappen inneholder alle nylig opprettede, mottatte eller nedlastede filer som du ennå ikke har hatt mulighet til å arkivere riktig, og det kan også inneholde filer som du ennå ikke har behandlet. I virkeligheten blir det en slags "gjøremålsliste". Det trenger ikke å bli kalt «Innboks» - du kan ringe det uansett hva du vil.

Tips # 31. Opprett en mappe der dine nåværende prosjekter er samlet

I stedet for å jakte på dem hele tiden, eller dumpe dem alle på skrivebordet ditt, må du lage en spesiell mappe hvor du legger til linker (eller arbeidsmapper) for hvert av prosjektene du arbeider med.

Du kan finne denne mappen i mappen "Innboks", på skrivebordet eller hvor som helst - bare så lenge det er en måte å komme seg til raskt, for eksempel å sette en lenke til den i Windows Utforskerens "Favorite Links" -område:

Tips # 32. Opprett en mappe for filer og mapper som du regelmessig åpner

Du vil alltid ha noen filer du åpner regelmessig, enten det er et regneark for de nåværende kontoene eller en favoritt spilleliste. Dette er ikke nødvendigvis "nåværende prosjekter", men de er bare filer som du alltid finner deg selv åpne. Vanligvis vil slike filer være plassert på skrivebordet ditt (eller enda bedre, snarveier til de filene). Hvorfor ikke samle alle slike snarveier sammen og legg dem i sin egen spesielle mappe?

Som med "Current Projects" -mappen (ovenfor), vil du finne den mappen et sted som er praktisk. Nedenfor er et eksempel på en mappe som heter "Quick Links", med om lag syv filer (snarveier) i den, som er tilgjengelig via Windows Quick Launch-linjen:

Tips # 33. Opprett en "Oppsett" -mappe

En typisk datamaskin har dusinvis av applikasjoner installert på den. For hvert stykke programvare er det ofte mange forskjellige opplysninger du trenger for å holde styr på, inkludert:

• Den opprinnelige installasjonsoppsettfilen (e). Dette kan være alt fra en enkel 100 KB oppsett.exe fil du lastet ned fra et nettsted, helt opp til en 4Gig ISO-fil som du kopierte fra en DVD-ROM du kjøpte.
• Hjemmesiden til programvareleverandøren (i tilfelle du må slå opp noe på deres støttesider, deres forum eller deres online hjelp)
• Siden som inneholder nedlastingslinken for den faktiske filen din (hvis du trenger å laste den ned eller laste ned en oppgradert versjon)
• Serienummeret
• Dokumentasjonsbeviset for kjøp
• Eventuelle andre malfiler, plugin-moduler, temaer, etc som også må installeres

For hvert stykke programvare er det en god ide å samle alle disse filene sammen og sette dem i en enkelt mappe. Mappen kan være navnet på programvaren (pluss muligens en veldig kort beskrivelse av hva det er for - i tilfelle du ikke kan huske hva programvaren er basert på i navnet). Da ville du samle alle disse mappene sammen til ett sted, og kalle det noe som "Programvare" eller "Oppsett".

Hvis du har nok av disse mappene (jeg har flere hundre, er en geek, samlet over 20 år), så vil du kanskje kategorisere dem videre. Min egen kategoriseringsstruktur er basert på "plattform" (operativsystem):

De siste syv mappene representerer hver en plattform / operativsystem, mens _Operativsystemer inneholder oppsettfiler for å installere operativsystemene selv. _Hardware inneholder ROM-er for maskinvare jeg eier, for eksempel rutere.

Innen Windows mappe (over), kan du se begynnelsen til det store biblioteket med programvare jeg har samlet gjennom årene:

Tips # 34. Har en "Innstillinger" -mappe

Vi vet alle at dokumentene våre er viktige. Så er våre bilder og musikkfiler. Vi lagrer alle disse filene i mapper, og deretter finner du dem etterpå og dobbeltklikker på dem for å åpne dem. Men det er mange filer som er viktige for oss, som ikke kan lagres i mapper, og deretter søkte etter og dobbeltklikket senere. Disse filene inneholder absolutt viktig informasjon som vi trenger, men opprettes ofte internt av et program, og lagres der det programmet passer, er hensiktsmessig.

Et godt eksempel på dette er "PST" -filen som Outlook skaper for oss, og bruker til å lagre alle våre e-post, kontakter, avtaler og så videre. Et annet eksempel er samlingen av bokmerker som Firefox lagrer på dine vegne.

Og enda et eksempel er de tilpassede innstillingene og konfigurasjonsfilene til hele vår programvare. Gitt, de fleste Windows-programmer lagrer konfigurasjonen i registret, men det er fortsatt mange programmer som bruker konfigurasjonsfiler til å lagre innstillingene sine.

Tenk deg om du har mistet alle de ovennevnte filene! Og likevel, når folk sikkerhetskopierer datamaskinene, sikkerhetskopierer de vanligvis bare filene de kjenner om - de som er lagret i mappen "Mine dokumenter", etc. Hvis de hadde en harddiskfeil eller datamaskinen mistet eller stjålet, ville deres sikkerhetskopieringsfiler ikke inneholde noen av de mest vitale filene de eide. Også når du overfører til en ny datamaskin, er det viktig å sikre at disse filene gjør reisen.

Det kan være en veldig nyttig idé å lage en mappe til å lagre alle dine "innstillinger" - filer som er viktige for deg, men som du aldri egentlig søker etter ved navn og dobbeltklikk på for å åpne dem. Ellers, neste gang du går for å sette opp en ny datamaskin akkurat slik du vil ha den, må du tilbringe timer på å gjenopprette konfigurasjonen til den forrige datamaskinen din!

Så hvordan kan vi få våre viktige filer til denne mappen? Vel, vi har noen muligheter:

• Noen programmer (for eksempel Outlook og PST-filene) lar deg plassere disse filene hvor du vil. Hvis du dykker inn i programmets alternativer, finner du en innstilling som styrer plasseringen av viktige innstillingsfiler (eller "personlig lagring" - PST - når det kommer til Outlook)
• Noen programmer tillater deg ikke å endre slike steder på en enkel måte, men hvis du kommer inn i registret, kan du noen ganger finne en registernøkkel som refererer til plasseringen av filen / filene. Bare flytt filen til Innstillinger-mappen din og juster registernøkkelen for å se den nye plasseringen.
• Noen programmer nekter å tillate at deres innstillingsfiler plasseres andre steder enn hvor de fastsetter. Når du står overfor programmer som disse, har du tre valg: (1) Du kan ignorere disse filene, (2) Du kan kopiere filene i innstillingsmappen din (la oss innse det - innstillingene endres ikke veldig ofte), eller (3) du kan bruke synkroniseringsprogramvare, for eksempel Windows-kofferten, til å lage synkroniserte kopier av alle filene dine i innstillingsmappen. Alt du trenger å gjøre er å huske å kjøre synkroniseringsprogramvaren jevnlig (kanskje like før du kjører backupprogramvaren!).

Det er noen andre ting du kan bestemme deg for å finne i denne nye mappen "Innstillinger":

• Eksporter av registernøkler (fra de mange programmene som lagrer konfigurasjonene i registret). Dette er nyttig for sikkerhetskopiering eller for migrering til en ny datamaskin
• Merknader du har gjort om alle de spesifikke tilpassingene du har gjort til et bestemt program (slik at du vet hvordan du gjør alt igjen på din neste datamaskin)
• Snarveier til nettsider som beskriver hvordan du kan tilpasse bestemte aspekter av operativsystemet eller applikasjonene slik at de er akkurat slik du liker dem (for eksempel hvordan du fjerner ordene "Snarvei til" fra begynnelsen av nyopprettede snarveier). Med andre ord, vil du opprette snarveier til halvparten av sidene på How-To Geek-nettstedet!

Her er et eksempel på en "Innstillinger" -mappe:

Windows-funksjoner som hjelper med organisasjonen

Denne delen beskriver noen av funksjonene i Microsoft Windows som er en velsignelse for alle som håper å holde seg optimalt organisert.

Tips # 35. Bruk "Favorite Links" -området for å få tilgang til ofte brukte mapper

Når du har opprettet ditt flotte nye arkiveringssystem, kan du finne ut hvilke mapper du får mest regelmessig på, eller som fungerer som gode utgangspunkt for å finne resten av filene i mappestrukturen din, og deretter sette lenker til de mappene i din favoritt Lenker "på venstre side av Windows Utforsker-vinduet (bare kalt" Favoritter "i Windows 7):

• Din Innboks-mappe (eller hva du har kalt det) - mest viktig!
• Basen på arkiveringsstrukturen din (f.eks. C: Files)
• En mappe som inneholder snarveier til ofte tilgjengelige mapper på andre datamaskiner rundt nettverket (vist ovenfor som Nettverksmapper)
• En mappe som inneholder snarveier til dine nåværende prosjekter (med mindre den mappen er i mappen "Innboks")

Å få mapper til dette området er veldig enkelt - bare finn mappen du er interessert i, og dra den der!

Tips # 36. Tilpass stedslinjen i Fil / Åpne og Fil / Lagre bokser

Vurder skjermbildet nedenfor:

Merk: Disse File / Open og Fil / Lagre bokser har blitt erstattet av nye versjoner som bruker Windows Vista / Windows 7 "Favorite Links", men de eldre versjonene (vist ovenfor) brukes fortsatt av et overraskende stort antall applikasjoner.

Den enkleste måten å tilpasse disse ikonene på er å bruke gruppepolicyredigereren, men ikke alle har tilgang til dette programmet. Hvis du gjør det, åpner du det og navigerer til:

Brukerkonfigurasjon> Administrative maler> Windows-komponenter> Windows Utforsker> Vanlig åpen fildialog

Hvis du ikke har tilgang til gruppepolicyredigereren, må du komme inn i registret. Navigere til:

HKEY_CURRENT_USER Software Microsoft Windows CurrentVersion Policies comdlg32 Stedsbalk

Det bør da være enkelt å foreta de ønskede endringene. Logg av og logg på igjen for å tillate endringene å tre i kraft.

Tips # 37. Bruk hurtigstartlinjen som en applikasjons- og filstartprogram

At Quick Launch-baren (til høyre for Start-knappen) er mye mer nyttig enn folk gir den æren for. De fleste har bare et halvt dusin ikoner i det, og bruker det til å starte bare de programmene. Men det kan faktisk brukes til å få tilgang til omtrent alt i arkivsystemet ditt:

Tips # 38. Sett en snarvei til Windows Explorer i Quick Launch Bar

Dette er bare nødvendig i Windows Vista og Windows XP. Microsoft-boffins ble til slutt klok og lagt til den til Windows 7 Superbar som standard.

Windows Utforsker - programmet som brukes til å administrere filer og mapper - er en av de mest nyttige programmene i Windows. Alle som anser seg seriøse for å være organisert, trenger øyeblikkelig tilgang til dette programmet. Et flott sted å opprette en snarvei til dette programmet er i Windows XP og Windows Vista "Quick Launch" -linjen:

For å få det der, finn det i Start-menyen (vanligvis under "Tilbehør"), og deretter dra det rett ned i hurtigstartlinjen (og lag en kopiere).

Tips # 39. Tilpass startmappen for Windows 7 Explorer Superbar-ikonet

Hvis du er på Windows 7, vil Superbar inneholde et Windows Explorer-ikon. Når du klikker på ikonet, starter Windows Explorer (selvfølgelig), og starter deg i mappen "Biblioteker". Biblioteker kan være bra som utgangspunkt, men hvis du har opprettet en «Innboks» -mappe, vil det nok være mer fornuftig å starte i denne mappen hver gang du starter Windows Explorer.

For å endre denne standard- / startmappens plassering, høyreklikk først ikonet Explorer i Superbar, og høyreklikk deretter Eiendommer:

Så, i Mål feltet av Egenskaper for Windows Explorer boks som vises, skriv inn % Windir% explorer.exe etterfulgt av banen til mappen du ønsker å starte. For eksempel:

% windir% explorer.exe C: Files

Hvis den mappen skjedde å være på skrivebordet (og ringte, si "Innboks"), så ville du bruke følgende kløft:

% windir% explorer.exe shell: desktop Inbox

Klikk deretter OK og test det ut.

Tips # 40. Ummmmm ….

Nei, det er det. Jeg kan ikke tenke på en annen. Det er alle de tipsene jeg kan komme med. Jeg opprettet bare dette fordi 40 er så fint runde nummer …

Case Study - En organisert PC

For å fullføre artikkelen har jeg tatt med noen få skjermbilder av min (hoved) datamaskin (kjører Vista). Målet her er todelt:

1. For å gi deg en følelse av hvordan det ser ut når de ovennevnte, noen ganger abstrakte tipsene blir brukt på en datamaskin i sanntid, og
2. Å tilby noen ideer om mapper og strukturer som du kanskje vil stjele for å bruke på din egen PC.

La oss begynne med C: kjør seg selv. Veldig minimal. Alle filene mine er inneholdt i C: Files. Jeg vil begrense resten av casestudien til denne mappen:

• merke: Mine personlige filer
• VC: Min virksomhet (Virtual Creations, Australia)
• andre inneholder filer opprettet av venner og familie
• Data inneholder filer fra resten av verden (kan betraktes som "offentlige" filer, vanligvis lastet ned fra nettet)
• innstillinger er beskrevet ovenfor i tips nr. 34

De Data mappen inneholder følgende undermapper:

• Audio: Radio-spill, lydbøker, podcaster osv
• Utvikling: Programmerer og utviklerressurser, sample kildekode, etc (se nedenfor)
• Humor: Vitser, funnies (de e-postene vi alle mottar)
• Filmer: Nedlastede og rippede filmer (alle juridiske, selvfølgelig!), Deres skript, DVD-deksler, etc.
• Musikk: (se nedenfor)
• oppsett: Installasjonsfiler for programvare (forklart fullt ut i tips # 33)
• System: (se nedenfor)
• TV: Nedlastede TV-programmer
• Writings: Bøker, instruksjonsmanualer, etc (se nedenfor)

De Musikk mappen inneholder følgende undermapper:

• Albumdeksler: JPEG-skanninger
• Guitar tabs: Tekstfiler av gitarmusikk
• lister: f.eks. "Topp 1000 sanger av all tid"
• lyrics: Tekstfiler
• MIDI: Elektroniske musikkfiler
• MP3 (som representerer 99% av Musikk mappe): MP3-filer, enten revet fra CDer eller lastet ned, sortert etter artist / albumnavn
• Musikkvideo: Videoklipp
• Noteark: vanligvis PDF-filer

De Data Writings mappen inneholder følgende undermapper:

De Data Development mappen inneholder følgende undermapper:

De Data System mappen inneholder følgende undermapper:

De merke mappen inneholder følgende undermapper:

• Fra andre: Vanligvis bokstaver som andre mennesker (venner, familie osv.) Har skrevet til meg
• For andre: Bokstaver og andre ting jeg har laget for andre mennesker
• Grønn bok: Det er ikke din sak
• Spillelister: M3U-filer som jeg har samlet om min favoritt sanger (pluss en M3U spillelistefil for hvert album jeg eier)
• skrive: Fiksjon, filosofi og andre musings av meg
• Merk Dokumenter: Snarvei til C: Users Mark
• innstillinger: Snarvei til C: Files Settings Mark

De andre mappen inneholder følgende undermapper:

De VC (Virtual Creations, min virksomhet - Jeg utvikler nettsteder) mappen inneholder følgende undermapper:

Konklusjon

Disse tipsene har reddet min sunnhet og bidratt til å holde meg en produktiv geek, men hva med deg? Hvilke tips og triks må du holde filene dine organisert? Vennligst del dem med oss i kommentarene. Kom igjen, vær ikke sjenert …