I en nylig artikkel diskuterte vi hvordan du begynner å bruke Outlook, og i dag ønsker vi å utvide det for å inkludere å jobbe med kontakter. Dine kontakter vil være sentrum for Outlook-opplevelsen din, de du svarer til og hvordan du bruker programmet.
Som du kanskje forventer, kan du gjøre mye kontaktadministrasjon med Outlook, og å ha en adressebok satt opp før du begynner å bruke den, gir mye mening.
Opprette en adressebok
For å begynne å administrere kontaktene dine, er det første du vil gjøre, å åpne folkemodusen slik at du kan komme deg til jobb. Det er mange måter å legge til kontakter i adresseboken din. I begynnelsen vil du sannsynligvis importere adresseboken fra en annen kilde som din webmail eller et annet e-postprogram.
Merk, for hver e-postkonto du har, skal du ha en adressebok. I denne spesielle situasjonen har vi en lokal adressebok for vår lokale Outlook-datafil, og vi har en annen tilknyttet vår e-postkonto.
La oss i alle fall dekke grunnleggende, slik at hvis du ikke har en adressebok å importere, kan du begynne å legge til kontakter manuelt. I følgende skjermbilde ser vi en del av vår nye adressebok, som er helt tom, for nå.
I dette tilfellet velger vi sistnevnte for å spare tid på å skrive, og deretter klikker vi på "Lagre og lukk" for å avsløre våre nye adressebokoppføringer.
Hvis du bruker en webposttjeneste eller en annen, er kontaktene dine mest sannsynlig der og må importeres til Outlook. Hvis du vil legge inn hver kontakt en etter en, er du absolutt velkommen til å gjøre det, men vi anbefaler at du importerer hovedkontaktlisten, enten det er fra Thunderbird eller Gmail, eller en annen e-posttjeneste.
Importere og eksportere kontaktrekorder
Uansett om du bruker Gmail eller Yahoo Mail!, Eller hvis du har en e-postkonto fra 1997 som du har nøye oppbevart og vedlikeholdt, kontakter og alle, må du kanskje sette kontakter i Outlook-kontaktene dine så mye.
For å gjøre dette kan du eksportere kontakter fra en annen kilde og deretter importere dem til Outlook. Vanligvis oppnås dette enkelt ved å bare få tilgang til innstillingene eller alternativene fra e-postkontoen eller klienten, og deretter velge alternativet eksportkontakter.
vCard? Hva er et vCard?
Du har kanskje hørt vCards (Virtual Card File eller.VCF), kanskje du har til og med mottatt en eller bruk en. vCards, er et vanlig elektronisk visittkortformat som du kan bytte ut med andre, for eksempel via en e-post signatur eller vedlegg.
Uansett er det flere måter du kan håndtere vCards i Outlook. Det mest sannsynlige scenariet er hvor du kanskje må importere en kontakt fra eller eksportere til et vCard. How-To Geek har en fullstendig beskrivelse av denne prosessen, noe som raskt gir deg raskere på det.
Noen ganger kan du ha mange vCards lagret i en enkelt vCard-fil. Hvis du prøver å konvertere denne filen, vil bare den første vCard-filen bli importert. For å overvinne denne begrensningen må du først konvertere til en.CSV-fil og deretter importere den til Outlook. Vi anbefaler at du leser denne artikkelen for en fullstendig beskrivelse av denne prosessen.
Til slutt kan du eksportere alle dine kontakter til individuelle vCards eller en enkelt mester vCard, som beskrevet i forrige avsnitt. Igjen, vi har en flott liten opplæring om hvordan du gjør dette, slik at du bør være opp til hastighet på hvordan du får deg vCards inn og ut av Outlook med relativ letthet.
Opprett og administrer kontaktgrupper
La oss diskutere grupper nå, siden det er mulig å raskt strekke av en melding til en valgt gruppe sjeler, forsikrer deg om at du ikke glemmer å inkludere noen og sparer deg for å skrive hvert navn i feltet Til:
For å sette opp en kontaktgruppe, klikk på "Ny kontaktgruppe" på båndet.
Når du er ferdig, klikk "OK".
Personer Valg
Hvis du klikker på "File -> Options", kan du konfigurere Outlook på flere måter i flere forskjellige kategorier.
Å administrere Outlook-kontakter er ganske enkelt, men som du har sett, kan du gjøre mye mer for dem for å holde dem ordentlig vedlikeholdt. Det gir mye mer for å avrunde Outlook-opplevelsen din hvis du har mer informasjon i kontaktene dine enn bare et navn og en e-postadresse.
Når det er sagt, hvis du fortsatt er delvis til å bruke noe som Gmail som din primære e-postleverandør, kan du likevel bruke Outlook til å hjelpe deg med å administrere kontaktene dine, samtidig som de blir synkronisert med Gmail-kontoen din.