Vi har dekket bruk av aspekter av Outlook for en stund, og grizzled Office-veteraner vil allerede kjenne alle disse tingene, men nye brukere, som de som trenger å vite hvordan du bruker Outlook i en kontorinnstilling, må kanskje vite hvordan du bruker Outlook på en daglig basis. Når det er sagt, er det et mangfoldig og modent e-postprogram som Windows-brukere burde ha i verktøykassen.
Siden det er så mye å lære, har vi liten tid til å miste, så la oss begynne med en gang med hvordan du skriver og sender meldinger, samt en oversikt over alle alternativene du kan tilpasse for å gjøre Outlook til en mer nyttig og hyggelig opplevelse..
Raskt komponere og sende en melding
Hvis du vil eller trenger å forstå det aller grunnleggende i Outlook, har vi skrevet en praktisk nybegynnerguide til det. Vi anbefaler at du leser det hvis Outlook er helt nytt for deg.
Ellers kan du i Outlook-innboksen klikke på knappen "Ny e-post" eller bruke "CTRL + N".
En kontaktoppdatering
Når du skriver en ny e-post, er det første du sannsynligvis vil gjøre, å skrive inn mottakeren eller mottakeren. Du kan gjøre dette ved å bare skrive inn e-postadressen din eller du kan klikke "Til …" og velge navn fra adresseboken.
Hvis du ikke allerede har en adressebok, har vi dekket deg. Du kan importere kontaktene dine til Outlook fra Gmail eller tilsvarende e-posttjeneste.
Endre svaradressen til adressen
La oss si at du har mer enn en e-postkonto knyttet til Outlook. Hvordan sender du e-post fra dine andre kontoer?
Du vil merke at på "Fra" -knappen er det en liten pil. Klikk den knappen, og du vil se de andre kontoene dine i en rullegardinliste, slik at du kan velge en annen e-postkonto.
Signaturer og stasjonære
Du kan allerede være kjent med begrepet signaturer, eller du kan selv bruke dem selv. I utgangspunktet er signaturer spesielle pre-sammensatte biter av tekst du kan legge til hver melding. Dette kan være dine kontaktdetaljer, viktig informasjon om et produkt eller arrangement du markedsfører, eller bare et dyptgående tilbud du virkelig liker.
I dette eksemplet skal vi legge ved en signatur som beskriver fremtidige ferieplaner. Vi fester denne signaturen til alle e-postmeldinger som kommer fra vår arbeidskonto, men ikke til svar og fremover.
Stasjonær?
Signaturer er enkle nok til å finne ut, men hva med stasjonær? Så lenge det er der, la oss gå videre og diskutere det. Slik som med signaturer, har du sannsynligvis sett e-post stasjonær i en eller annen form, men i utgangspunktet fungerer det slik: Siden du sender e-post som HTML, kan du bare tildele bakgrunner, forskjellige skrifttypestiler og farger til din meldinger.
Svare på og videresende meldinger
Å svare på og videresende meldinger er enkelt og du har sikkert allerede lagt merke til svarverktøyene på båndet.
Hvis du klikker på "Møte", kan du be om et møte når du svarer; sjekk ut alle alternativene du får når du gjør dette.
Angi svar og videresendingsalternativer
La oss åpne åpne svaret og fremoveralternativene for et raskt blikk.Det er flere måter du kan endre hvordan originale meldinger ser ut når du svarer eller videresender, eller om det er inkludert som et vedlegg, eller ikke i det hele tatt.
Resten av Outlook Mail Options
Det er mange andre ting som skjer i Mail-alternativene, så før vi forlater deg i dag, vil vi bruke litt tid på å snakke om dem.
Her er noen grunnleggende ting som redigeringsalternativer for å endre hvordan du skriver meldinger, stavemåte og autokorrigeringsalternativer, og signatur og stasjonære alternativer, som vi allerede berørt.
De andre alternativene har noen nyttige funksjoner, for eksempel å vise limealternativer (muligens irriterende) og om å vise neste og forrige koblinger i meldingshoder når de leser gjennom flere meldinger i innboksen din (sannsynligvis nyttig).
E-post er en integrert del av Outlook, det er lite lurer på at det er mange måter å konfigurere det på. Unødvendig å si, som du lærer å bruke Outlook, finner du deg selv tilbake til alternativene til og med for å endre visse aspekter av hvordan e-post formateres og oppfører seg.
Vi er ikke ferdige med å utforske Outlook, men vi har fortsatt mye å vise deg, for eksempel hvordan du skal håndtere sending og mottak av vedlegg, kalender, oppgaver og mye, mye mer. For øyeblikket vil vi likevel høre mer fra deg, så vær så snill å ta oss et raskt notat i vårt diskusjonsforum.
