Instruksjonene nedenfor gjelder for Microsoft Word, PowerPoint, Excel og Access 2016, men prosessen skal være lik i andre nyere versjoner av Office.
Hvor sikker er Microsoft Office's passordbeskyttelse?
Microsoft Offices passordbeskyttelsesfunksjoner har fått en dårlig rap i fortiden. Fra Office 95 til Office 2003 var krypteringsordningen svært svak. Hvis du har et passordbeskyttet dokument med Office 2003 eller en tidligere versjon, kan passordet enkelt og raskt omgåes med allment tilgjengelig passordspringsprogramvare.
Med Office 2007 ble Microsoft mer seriøs om sikkerhet. Office 2007 byttet til Advanced Encryption Standard (AES) med en 128-biters nøkkel. Dette er allment ansett som sikkert, og betyr at Office nå bruker ekte, sterk kryptering for å beskytte dokumentene dine når du angir et passord. Vi testet PDF-krypteringsfunksjonen og fant ut at den bruker 128-biters AES-kryptering på Office 2016 også.
Det er to store ting du må passe på. For det første er bare passord som krypterer dokumentet fullt sikre. Office lar deg også sette et passord for å "begrense redigering" av en fil-teori, slik at folk kan se en fil, men ikke redigere den uten et passord. Denne typen passord kan enkelt sprekkes og fjernes, slik at folk kan redigere filen.
Office-kryptering fungerer bare godt hvis du lagrer til moderne dokumentformater som.docx. Hvis du lagrer til eldre dokumentformater som.doc-som er kompatibelt med Office 2003 og tidligere, bruker Office den eldre, ikke-sikre versjonen av kryptering.
Men så lenge du lagrer filene dine i moderne Office-formater, og bruker alternativet "Krypter med passord" i stedet for alternativet "Begrens redigering", bør dokumentene dine være sikre.
Slik Passord Beskytt et Office-dokument
For å passordbeskytte et Office-dokument, må du først åpne det i Word, Excel, PowerPoint eller Access. Klikk på "Fil" -menyen øverst til venstre på skjermen. På Info-panelet klikker du på "Beskytt dokument" -knappen og velger "Krypter med passord."
Knappen er bare kalt "Protect Document" i Microsoft Word, men det heter noe lignende i andre apps. Se etter "Beskytt arbeidsbok" i Microsoft Excel og "Beskytt presentasjon" i Microsoft PowerPoint. I Microsoft Access ser du bare en "Krypter med passord" -knappen på Info-fanen. Trinnene vil ellers fungere like.
MERK: Hvis du bare vil begrense redigering av dokumentet, kan du velge "Begrens redigering" her, men som sagt, det er ikke veldig sikkert og kan enkelt omgå. Du kan bedre kryptere hele dokumentet, hvis du kan.
Advarsel: Du mister tilgang til dokumentet hvis du glemmer passordet ditt, så hold det trygt! Microsoft anbefaler at du skriver ned navnet på dokumentet og passordet og holder det på et trygt sted.
Neste gang du åpner dokumentet, ser du en boks "Oppgi passord for å åpne fil". Hvis du ikke oppgir riktig passord, vil du ikke kunne se dokumentet i det hele tatt.
Slik oppretter du en passordbeskyttet PDF-fil
Du kan også eksportere et Office-dokument til en PDF-fil og passordbeskytte den PDF-filen. PDF-dokumentet blir kryptert med passordet du oppgir. Dette fungerer i Microsoft Word, Excel og PowerPoint.
For å gjøre dette, åpne dokumentet, klikk på "File" menyknappen og velg "Export." Klikk "Create PDF / XPS" knappen for å eksportere dokumentet som en PDF-fil.
Når du er ferdig, skriv inn et navn for PDF-filen og klikk på "Publiser" -knappen. Office vil eksportere dokumentet til en passordbeskyttet PDF-fil.
Advarsel: Du vil ikke kunne se PDF-filen hvis du glemmer passordet. Pass på å holde styr på det, eller du vil miste tilgangen til PDF-filen din.
Denne funksjonen kan bidra til å beskytte spesielt sensitive dokumenter, spesielt når du lagrer dem på en USB-stasjon eller i en online-lagringstjeneste som Microsoft OneDrive.
Fulldisk-kryptering, som Device Encryption og BitLocker på en Windows-PC eller FileVault på en Mac, er sikrere og smertefri for å beskytte alle dokumentene på datamaskinen din, men spesielt hvis datamaskinen din blir stjålet.
